Il Galateo della Video Conferenza: spegnere la webcam.

La videoconferenza tramite Zoom, Google Meet o altri sistemi, è ormai un'abitudine consolidata sia per lavoro che per le normali chiacchierate con gli amici.

In ambiente lavorativo, molte mansioni, prevedono ormai lunghi periodi di tempo trascorsi davanti alla telecamera. E se prima fra un appuntamento e l'altro, il semplice fatto di spostarsi, garantiva un breve momento di relax, ora la pausa diventa un'esigenza da rielaborare.

Oggi parliamo di dare una pausa alla nostra immagine. Vedremo perché è giusto e opportuno in alcuni casi bloccare la webcam, ma anche come incentivarne l'attivazione.

Spegniamo la webcam

La comunicazione a distanza non è certamente una novità. anzi è stata una necessità dell'umanità da sempre. Le campane per dare l'allarme, i segnali di fumo, ma molto più semplicemente per centinaia di anni, abbiamo corrisposto per posta. Poi, negli ultimi 100 anni, la velocità di comunicazione è aumentata vertiginosamente: i telegrafi, ​​i telefoni, i fax, le e-mail, messaggi istantanei, chat vocali e… eccoci ai giorni nostri con la possibilità di vederci anche in faccia.

Ma, appunto, deve essere vista da tutti come una possibilità, non come obbligo. Come visto, per anni abbiamo comunicato senza vedere l'interlocutore, senza grandi problemi e, in alcuni casi, rafforzando le relazioni proprio per il velo di mistero circa l'aspetto dell'altra persona.

Per cui ammettiamolo, le videochiamate sono ottime per molti aspetti, come la condivisione dello schermo, la collaborazione in tempo reale e la possibilità di percepire almeno in parte i segnali non verbali dell'interlocutore. Ma questo non significa che dobbiamo sempre farci vedere o vedere l'altra persona, perché alla lunga diventa davvero estenuante.

Quando disattivare il video è buono e giusto

Perché dovrebbe essere più accettabile disattivare l'audio, rispetto a disattivare il video?

I motivi per spegnere la webcam, come vedremo, hanno uguale rilevanza di quelli comunemente accettati per mutarsi. Elenchiamone qualcuno:

• Quando si mangia.
  Parliamoci chiaro, le riunioni in pausa pranzo sono sempre esistite, e forse sono state le migliori riunioni di affari. Con le videoconferenze, i ritmi si sono fatti abbastanza serrati e le abitudini modificate. Nulla di sbagliato se approfittiamo di un meeting per mangiare qualcosa. Ma, a meno di non voler fare Social Eating su Twich, meglio disattivare audio e video. 
• Multitasking.
  Alcune volte la nostra presenza ad una riunione è richiesta per contribuire alla valutazione di un'offerta, perché fra i tanti argomenti trattati dovremo fare anche noi una relazione o perché ci interessa l'argomento generale della riunione, ma solo alcuni punti sono quelli su cui necessitiamo di prestare reale attenzione.
  Insomma; se (si deve) partecipare ad una riunione dove per alcuni tratti si parla di qualcosa che non ci riguarda, nessuno ci può vietare di occuparci contemporaneamente di altri impegni.
  Spegnere la webcam in questi casi, non significa nascondere agli altri il nostro lavoro parallelo (lo fanno tutti), ma evitare che chi sta seguendo gli interventi, possa essere distratto dalla mia attività.
• Riunioni numerose.
  Le riunioni numerose sono l'equivalente di andare al cinema o a teatro. La nostra concentrazione è sullo spettacolo /relazione non sugli spettatori. Per cui, mettiamoci comodi e disattiviamo il video.
  
• Appena svegliati... e altre situazioni simili
  Vale lo stesso discorso fatto per il mangiare. Le riunioni si accavallano, si inseriscono in orari impossibili e non sempre il nostro aspetto è come vorremmo che fosse.
  Niente di male a tenere spenta la webcam... forse faremo un piacere anche all'interlocutore.
• Nessuna regola
  Se non hai voglia che gli altri ti vedano... spegni la webcam

Incoraggiare l'attivazione del video.

I motivi visti sopra sono tutti ottimi per spegnere la webcam, ma possono far riflettere su come incoraggiare, senza forzare, l'attivazione del video da parte dei partecipanti, perché è comunque bello vedere i volti delle persone e l'aspetto visivo della comunicazione sincrona ha evidenti vantaggi. 

Se siete relatori, vedere tanti schermi neri, non aiuta certamente la parte emozionale ed empatica del nostro intervento. Invece di stabilire regole obbligatorie di accensione della webcam, vediamo come stimolare i partecipanti a mostrare i loro volti implementando alcune strategie.

• Condividi e anticipa il programma dell'evento.
  Consente a coloro che sono multitasking di sapere quando qualcosa sarà importante per rilevante per loro.
• Non allungare troppo il brodo
  Cerchiamo di essere concisi e rilevanti. È più facile che i partecipanti tengano aperta la webcam se si prevede una riunione dal tempo limitato e definito
• Coinvolgi
  In molti casi la discussione deve essere stimolata. Se le domande non arrivano da parte del pubblico, dovremo essere noi a spronare il dibattito ponendo quesiti coinvolgenti che possano alimentare il dibattito. Anche le sale separate per piccoli gruppi di lavoro o discussione, sono un ottimo metodo per vedere in faccia i partecipanti ai nostri eventi.
  In generale è più probabile che le persone mostrino i loro volti se stanno effettivamente partecipando.
• Non registrare la riunione...
  ... a meno che non sia davvero necessario.
  Stare davanti alla telecamera tutto il giorno è già abbastanza stancante. Sapere che verrà registrato e vivrà per sempre in qualche Hard Disk aggiunge altra pressione e incentiva alla disattivazione del video.
  Se è proprio necessario registrare la sessione, avverti i partecipanti che verranno conservate solo le tracce video dei relatori. Questo, fra l'altro, renderà anche più fruibile la registrazione.