Il futuro dei congressi: innovazione tecnologica

Come le nuove tecnologie stanno cambiando il modo di organizzare e partecipare ai congressi nel 2023

L'innovazione tecnologica è essenziale per il futuro dei congressi, poiché permette di rendere gli eventi più accessibili, interattivi ed efficienti. In questo articolo, esploreremo come le nuove tecnologie stanno cambiando il modo di organizzare e partecipare ai congressi nel 2023. Vedremo come la dematerializzazione del cartaceo, l'uso di relatori da remoto, il formato televisivo e l'interazione fra platea e relatori stiano rivoluzionando gli eventi dal vivo. Inoltre, scopriremo come i badge con QR-Code e le app del congresso possano semplificare la gestione dell'evento e migliorare l'esperienza dei partecipanti.

Creare un sito web o App dell'Evento per ottimizzare l'esperienza dei partecipanti e aumentare la visibilità degli sponsor

Benché molte piattaforme web permettano di gestire tutti gli aspetti relativi all'organizzazione congressuale, un sito web o una APP (che possano interfacciarsi alla piattaforma) restano i sistemi migliori per personalizzare l'esperienza dei partecipanti.

Ogni evento ha la sua anima, mentre le piattaforme in genere creano delle strutture standard e poco flessibili. Per questo motivo resta ancora utile la realizzazione di uno spazio on-line personalizzato e completamente dedicato all'evento, in cui l'organizzatore possa disporre i contenuti secondo lo stile unico dell'evento. 

Ad esempio, la app può essere utilizzata per gestire le funzioni di interazione on-site, come domande e risposte, votazioni e questionari, così come per gestire i sistemi di accesso tramite QR-Code. Inoltre, la app può essere utilizzata anche offline per consultare il programma e i contenuti, e per dare maggiore visibilità agli sponsor, attraverso notifiche che ricordano il simposio sponsorizzato, messaggi promozionali che si visualizzano all'avvio della app e funzionalità di realtà aumentata da usare negli stand delle aziende.

Dematerializzazione dei materiali congressuali

I congressi stanno diventando sempre più digitali e la dematerializzazione dei materiali congressuali sta diventando una pratica sempre più diffusa. Questo significa che i partecipanti ai congressi non ricevono quasi più materiali stampati, ma invece possono accedere a tutti i materiali online tramite il sito web del congresso, la piattaforma di collegamento remoto o le app dell'evento.

Materiali come le presentazioni, gli abstract, i poster, i questionari di apprendimento e gradimento e i materiali degli sponsor sono caricati online e sono facilmente ricercabili e consultabili dai partecipanti in qualsiasi momento tramite computer o dispositivo mobile. Questo rende più facile per i partecipanti accedere alle informazioni necessarie in tempo reale e senza dover portare con sé documenti cartacei ingombranti.

In molti casi, l'unico materiale cartaceo distribuito ai partecipanti è il programma, spesso in formato "pocket". Tuttavia, anche in questo caso, il programma può contenere un QR Code che permette ai partecipanti di accedere alla versione completa online. Questa pratica è non solo ecologica, ma anche conveniente per gli organizzatori, che non devono più preoccuparsi della stampa e della distribuzione di grandi quantità di materiale, avendo inoltre statistiche di accesso che permettono loro di comprendere meglio cosa interessa ai partecipanti.

Ecco alcuni suggerimenti per dematerializzare i supporti cartacei:

• Poster: invece di stampare i poster è possibile trasmetterli cumulativamente su uno o più monitor, consentendo ai partecipanti di soffermarsi sui singoli lavori accedendo al sito web dell'evento o tramite QR-Code univoci per il singolo poster.
• Dispense e slide: rendere disponibile on-line il materiale didattico per gli iscritti può essere un utile strumento per ricercare, dopo la fine dell'evento, le informazioni che il partecipante ritiene più utili, compresi eventuali contatti dei relatori per approfondimenti o collaborazioni. Si può decidere di rendere il materiale disponibile per tutti o solo per coloro i quali hanno sottoscritto una iscrizione premium.
• Abstract: il libro degli abstract è sempre più un documento congressuale fine a se stesso. Rendendo invece disponibili gli abstract direttamente sul sito web dell'evento, prima del congresso, questi diventeranno un utile strumento attrattivo per incentivare nuove iscrizioni e permettere ai partecipanti di avere maggiore maggiore consapevolezza circa i temi trattati.
• Moduli di iscrizioni e questionari: questa dovrebbe essere oramai una prassi standard di ogni organizzatore di eventi. L'automazione nella gestione delle iscrizioni e della correzione dei questionari è un indubbio vantaggio, per il discente resta la comodità di potersi iscrivere in pochi passaggi.

Collegamento con relatori da remoto

Grazie alle tecnologie di videoconferenza, ora è possibile connettersi da remoto con importanti relatori o opinion leader che altrimenti non avrebbero la possibilità di partecipare. In effetti, la presenza di relatori remoti è diventata uno standard nei congressi residenziali, consentendo di ampliare l'argomento e di offrire nuove opportunità di relazione e confronto.

I relatori si collegano attraverso applicazioni di videoconferenza integrate nella piattaforma web del congresso, garantendo una trasmissione audio/video istantanea alla platea riunita in sala. Questo non solo migliora l'esperienza dei partecipanti, ma offre anche numerosi vantaggi in termini di ottimizzazione dei costi, riduzione dell'impatto ambientale e flessibilità organizzativa.

L'integrazione dei relatori remoti in un evento congressuale può arricchire l'esperienza dei partecipanti, offrendo nuove prospettive e stimoli al dibattito. Inoltre, questo tipo di collegamento consente di coinvolgere relatori di livello internazionale che altrimenti non sarebbero disponibili per partecipare a un evento in presenza.

Maggiore coinvolgimento con una regia televisiva.

L'attenzione dei partecipanti e la qualità complessiva dell'evento può essere migliorata attraverso l'utilizzo di tecniche di produzione televisiva, che rendano le sessioni più coinvolgenti. Questo include l'utilizzo di sigle, intermezzi con animazioni e sovraimpressioni grafiche.

Sia negli eventi on-line che in quelli residenziali, la semplice proiezione delle slide dei relatori non è più sufficiente per mantenere l'attenzione del pubblico; una stazione di regia potrà quindi trasformare l'evento in un un'esperienza coinvolgente e spettacolare.

Ma l'utilizzo di queste tecniche può anche avere un valore aggiunto anche dopo la fine dell'evento: la registrazione delle sessioni può essere utilizzata per creare produzioni didattiche asincrone, utili per coloro che non hanno potuto partecipare all'evento in tempo reale o per chi vuole rivedere le sessioni più interessanti. In questo modo, l'evento può diventare una risorsa formativa a lungo termine per la comunità di riferimento.

Migliorare l'interazione fra platea e relatori in eventi virtuali e in presenza

Negli ultimi tempi, gli eventi virtuali hanno reso necessarie soluzioni innovative per mantenere l'attenzione dei partecipanti e migliorare l'interazione fra platea e relatori.

Una soluzione sempre più diffusa è l'utilizzo di applicazioni integrate nella piattaforma web o nella app dell'evento che permettono di porre domande ai relatori tramite smartphone. Le domande possono essere selezionate e visualizzate sullo schermo di sala.

Altro sistema interattivo possibile è quello del televoto tramite smartphone. In questo caso il relatore potrà proporre degli argomenti con risposte predefinite o aperte e visualizzare in tempo reale il risultato delle votazioni

La digitalizzazione delle interazioni in sala può essere implementata tramite la consolle di regia e l'utilizzo di animazioni grafiche. Con queste soluzioni, è possibile migliorare l'interazione fra platea e relatori sia in eventi virtuali che in presenza, rendendo l'esperienza più coinvolgente e interattiva.

Badge Intelligenti: come utilizzarli al meglio per i tuoi eventi

I badge con QR Code o codice a barre sono uno strumento ormai indispensabile per gestire l'accesso dei partecipanti ai tuoi eventi. Tuttavia, spesso vengono utilizzati solo per registrare le presenze. In realtà, i badge possono essere sfruttati anche per verificare il diritto del partecipante a partecipare a pranzi, cene, attività sociali, sessioni e eventi paralleli. In questo modo, si evita che persone non autorizzate accedano a servizi riservati o pagati separatamente.

Conclusioni

Le nuove tecnologie stanno rivoluzionando l'organizzazione e la partecipazione ai congressi nel 2023. Grazie alla dematerializzazione del materiale cartaceo, l'uso di relatori remoti e l'interazione tra platea e relatori, gli eventi dal vivo diventano sempre più accessibili, interattivi ed efficienti. Inoltre, l'utilizzo di app personalizzate del congresso e dei badge con QR-Code semplifica la gestione dell'evento e migliora l'esperienza dei partecipanti.

La creazione di un sito web o di un'App dell'evento personalizzati può aumentare la visibilità degli sponsor e rendere l'esperienza dei partecipanti ancora più coinvolgente. Grazie a queste piattaforme online, è possibile fornire informazioni in tempo reale, migliorando la comunicazione tra gli organizzatori e i partecipanti.

La dematerializzazione dei materiali congressuali renderà più facile per i partecipanti accedere alle informazioni necessarie in tempo reale e senza dover portare con sé documenti cartacei ingombranti. Questo approccio non solo è ecologico, ma consente anche agli organizzatori di avere statistiche di accesso che permettono loro di comprendere meglio gli interessi dei partecipanti.

In sintesi, l'adozione delle nuove tecnologie può migliorare notevolmente l'organizzazione e la partecipazione ai congressi, rendendo gli eventi più accessibili, interattivi ed efficienti.

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