10 suggerimenti per docenti con lezioni in videoconferenza.

La videoconferenza è diventata una componente essenziale del mondo degli eventi, semplificando la possibilità di partecipazione per relatori e partecipanti.

In questo articolo rivolgiamo la nostra attenzione ai docenti (e agli organizzatori), fornendo dieci suggerimenti per aiutare a comprendere quali sono le azioni da fare e da non fare durante una partecipazione congressuale in videoconferenza.

Suggeriamo agli organizzatori di prendere visione delle seguenti informazioni per gestire al meglio la presenza degli ospiti collegati da remoto e di condividerle con docenti e moderatori presenti on-line per aiutarli a non commettere errori prima della manifestazione o per fornirgli il giusto input qualora uno di questi errori dovesse accadere, così da evitarlo nelle occasioni successive.

Parleremo di:

• Disattivare il microfono (mutarsi) quando non si parla.
• Puntualità.
• Corretto funzionamento della parte tecnica.
• Coinvolgere i partecipanti da remoto.
• Software e hardware.
• Abbigliamento.
• Corretta inquadratura.
• Le luci dell'ambiente.
• Guardare la telecamera.
• Porre attenzione ai partecipanti.

Disattivare il microfono (mutarsi) quando non si parla.

Anche se pensi di rimanere in silenzio quando non è il tuo turno di parlare, il microfono accesso può comunque catturare suoni ambientali come tosse, l'abbaiare del cane, il suono delle campane della chiesa. Questi suoni possono facilmente distrarre gli altri partecipanti alla videoconferenza e spesso causare fastidio.

Prendi l'abitudine di disattivare l'audio del microfono quando non devi intervenire, nella maggior parte dei casi si tratta di premere un singolo pulsante o (come per zoom) premere la barra spaziatrice.

Se è invece il tuo turno di parlare, ricorda di spegnere il cellulare o metterlo in silenzioso.

Puntualità.

Questo dovrebbe essere lo standard di ogni riunione, che la si faccia in presenza o da remoto. 

A maggior ragione quando ci sono collegamenti da remoto, la puntualità deve essere una regola sacra per organizzatori, docenti e partecipanti.

La comunicazione di eventuali ritardi, degli organizzatori o del relatore da remoto, deve essere prontamente comunicata e gestita,

Corretto funzionamento della parte tecnica.

Effettuare una prova tecnica nei giorni antecedenti la riunione è sempre buona cosa. 

La tecnologia in questo ambito è sempre molto mutevole e i tecnici che si occupano della gestione dell'evento potrebbero utilizzare soluzioni particolari.

Qualora non ti vengano comunicate informazioni riguardo il tipo di collegamento, richiedi agli organizzatori di farti sapere quale sistema di video conferenza verrà utilizzato. Se non lo hai mai utilizzato è opportuno fare una prova.

La prova, che sia tu a richiederla o venga richiesta dalla struttura tecnica dell'evento, dura in genere meno di 10 minuti, ma è necessario che venga effettuata utilizzando:

• Lo stesso dispositivo di collegamento che utilizzerai il giorno dell'evento (microfono e cuffie comprese)
• La stessa connessione ad Internet che utilizzerai il giorno dell'evento

Fai sapere inoltre al tecnico se hai necessità particolari durante la tua presentazione. Per esempio:

• Dovrai condividere lo schermo
• Dovrai creare durante la lezione dei gruppi di lavoro
• Se intendi fare vedere dei video o riprodurre della musica (attenzione potrebbero essere protetti da diritti d'autore e non essere autorizzati per alcuni tipi di evento)
• Se hai necessità di una lavagna condivisa
• Se prevedi di fare quiz o sondaggi

Coinvolgere i partecipanti da remoto.

Gli organizzatori e i docenti, specialmente durante lezioni molto lunghe, devono prevedere alcuni momenti di pausa e altri di discussione.

Dare in anticipo informazioni sulle pause che si intendono fare permetterà a tutti i partecipanti di organizzare meglio la propria presenza. Ognuno potrà seguire con attenzione la parte didattica, sapendo che potrà fare una determinata mansione ad un orario specifico.

Intervallare lezioni molto lunghe con momenti di discussione.
Per meeting o sessioni con pochi partecipanti (massimo 25) si può azzardare di lasciare l'audio libero a tutti

Per sessioni con un numero più alto di partecipanti utilizzare la funzione per alzare la mano per dare ordine alla discussione

In alcuni ambiti potrebbe essere interessanti creare dei gruppi di lavoro.

Ulteriore suggerimento è quello di approfittare dell'intervallo per assegnare dei brevi compiti da svolgere. Per il docente potrà prendere una pausa dopo un lungo intervento, i discenti avranno comunque qualcosa da fare e di cui discutere alla ripresa della lezione.

Attenzione: durante gli eventi ibridi devono essere coinvolti tutti i partecipanti, quelli in presenza e quelli da remoto.

Software e hardware.

Oltre al computer, gli elementi principali per partecipare ad una video conferenza come speaker sono la webcam e il microfono.

Assicurati di avere entrambi di qualità accettabile. Non c'è nulla di più fastidioso di ascoltare una lunga lezione con un audio distorto o un video sgranato e non fluido.

Abbigliamento.

Anche se potresti essere tentato di lavorare con la tua felpa preferita tutto il giorno, è preferibile indossare sempre un abbigliamento professionale durante qualsiasi videoconferenza a cui si partecipa. 

Non deve essere per forza qualcosa di elegante, ma semplicemente un abito che utilizzeresti anche se dovessi partecipare all'evento in di presenza.

Corretta inquadratura.

La distanza e il posizionamento della videocamera dal nostro volto deve essere adeguata. 

Possiamo scegliere di mostrarci in primo piano, a mezzo busto o per intero, ma sicuramente è da evitare il super dettaglio della narice o della guancia.

Cerca di posizionare l'obiettivo all'altezza degli occhi (o poco più sopra). Il tuo viso deve essere frontale rispetto alla webcam. 

Le luci dell'ambiente.

Le scarse condizioni di illuminazione hanno un enorme effetto sulla qualità video che invii.

Non ci è possibile fornire tutti gli aspetti tecnici inerenti all'illuminazione di un ambiente (presto faremo un articolo dedicato solo a questo argomento), ma sicuramente è possibile dare qualche consiglio da mettere subito in pratica:

• Evita l'illuminazione diretta alle tue spalle. Le webcam per impostazione automatica renderebbero il tuo viso completamente in ombra
• Cerca di non mescolare l'illuminazione naturale e l'illuminazione artificiale.
• Evita l'illuminazione dal basso
• Cerca di illuminare tutto l'ambiente in maniera uniforme
• Se preferisci farti illuminare da una luce direzionale, posizionala alla stessa altezza della webcam o poco più sopra.
• Se possiedi due luci direzionali posizionale ai due lati del viso

Guardare la telecamera.

Un errore comune, ma comprensibile, è quello di guardare il ritorno video degli altri partecipanti invece della telecamera quando si parla.

Anche se è abbastanza naturale commettere questo errore, guardare nell'obiettivo la fotocamera equivale a guardare negli occhi le persone. Esercitati a farlo finché non ti senti a tuo agio. 

Alternanza slide e volto.

Alcuni eventi didattici prevedono lezioni molto prolungate, nelle quali vengono presentate delle presentazioni. In questi casi è bene alternare la condivisione dello schermo con la propria immagine in primo piano. Questo permette un maggior coinvolgimento dei discenti.

Quando l'evento è gestito da una regia, il docente non dovrà preoccuparsi di questo aspetto, in quanto saranno gli stessi tecnici ad alternare le varie possibili inquadrature.

Se invece la lezione viene svolta senza l'assistenza di una regia (per esempio le riunioni su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams), è opportuno che lo stesso docente interrompa momentaneamente la condivisione dello schermo, procedere con la parte di relazione che non prevede slide, e riprendere la condivisione dello schermo quando sarà nuovamente necessario utilizzare le slide.

Porre attenzione ai partecipanti.

Se fai parte del panel di relatori è opportuno lasciare attiva la telecamera per tutto il tempo della sessione che ti vede coinvolto. Resta sempre concentrato su quello che avviene nell'evento ed evita di effettuare attività secondarie, come controllare la posta elettronica o i messaggi sul cellulare (anzi spegnilo o metti il silenzioso).

Conclusioni

Questi sono i consigli che ci sentiamo di dare a organizzatori e docenti sulla base della nostra esperienza. Se c'è qualche domanda o approfondimento che ti interessa, lasciala nei commenti.

Usa lo spazio destinato ai commenti anche per raccontare la tua esperienza su questo argomento, così da aiutare gli altri lettori a non commettere qualche errore o migliorare la propria partecipazione ai meeting on-line.