Tante sfumature di Ibrido

Perché nasce la necessità di Eventi Ibridi

La naturale evoluzione degli Eventi

Unire le persone è sempre stato uno degli scopi principali degli eventi.

Fino a qualche anno fa questo significava organizzare conferenze dove le persone potevano condividere esperienze e creare connessioni.
Il 2020 è stato un anno di svolta. A causa di una pandemia globale, i divieti e il distanziamento sociale hanno reso impossibile fare una delle cose umane più elementari per l’umanità… incontrarsi.
Di fronte a una sfida che capita una volta ogni secolo, insieme abbiamo trovato un nuovo modo di incontrarci, gli ormai famosi Eventi on-line.

In questi anni i passi avanti nell’ambito degli eventi on-line sono stati enormi e, pur continuando a mancare buona parte dell’emozione dell’incontro fisico, abbiamo scoperto che gli eventi virtuali hanno benefici molto reali.

  • Possono ospitare un pubblico molto più ampio.
  • Loro possono includere partecipanti da tutto il mondo.
  • Possono fornire preziosi approfondimenti sul pubblico.
  • Sono economici


Finalmente gli eventi in presenza stanno per tornare, era ora. Tuttavia, professionisti del settore, speaker e partecipanti, vogliono preservare alcuni dei vantaggi degli eventi online.
È qui che entrano in gioco gli eventi ibridi.

Cosa facciamo?

Ogni evento ibrido è unico. Per questo possiamo aiutarti nella scelta del miglior punto d'incontro fra le necessità del congresso in presenza, rispetto a tutti i benefici dell'on-line:

  • Presentazione e Promozione del corso
  • Gestione completa del flusso dei partecipanti dalla fase di registrazione fino al post evento.
  • Integrazione completa nella gestione delle presenze on-line e in presenza
  • Abolizione di tutto il materiale cartaceo
  • Assistenza tecnica docenti e partecipanti
  • Gestione tecnica multisala
  • Interazione fra partecipanti in presenza e on-line
  • Archiviazione dei contenuti video e del materiale didattico per fruizione post evento.

Il valore di un Evento Ibrido

Perché ospitare un evento ibrido?

Semplicemente perché un evento ibrido offre il meglio di entrambi i mondi: la connessione umana e il valore di coinvolgimento di un evento di persona uniti alla portata, l’inclusività e l’efficienza in termini di automazione dei processi e di costi di un evento virtuale.

Molto spesso, un evento ibrido corrisponderà ad un evento di persona a cui sono state aggiunte molte delle caratteristiche tipiche degli eventi on-line. In pratica è un modo per attingere ai vantaggi degli eventi virtuali, senza doverne ospitare uno completamente virtuale.

Per gli eventi di persona, la partecipazione è spesso limitata dalle dimensioni della sede e delle risorse fisiche, nonché dalla capacità dei partecipanti di prendersi del tempo per viaggiare e pagare per l'alloggio, nonché, per alcuni speaker di riuscire ad incastrare gli appuntamenti nella propria agenda.
La nostra esperienza con gli eventi online ha dimostrato che le barriere fisiche non devono necessariamente ostacolare il raggiungimento di un grande pubblico distribuito. Ci è capitato spesso di coordinare eventi la cui partecipazione è stata arricchita da moltissime persone residenti in luoghi molto distanti da quello in cui si sarebbe svolto tradizionalmente l’evento.
Un altro vantaggio significativo per i partecipanti riguarda la persistenza di quanto fruito durante l’evento anche nei giorni successivi lo stesso.

I vantaggi degli organizzatori

Per gli organizzatori l’automazione dei processi e della generazione dei report finali è un vantaggio di tempo (e denaro) a cui non sono più disposti a rinunciare.

Uno dei principali vantaggi degli eventi ibridi è la capacità di mantenere tutti i contenuti e i dati dell'evento in un unico luogo.
Quando utilizzi la nostra piattaforma, con gli eventi ibridi (o residenziali automatizzati) avrai la possibilità di accedere in maniera semplice e automatizzata a diversi report e parametri di analisi.
Saprai come i partecipanti interagiscono con l’evento, il reale tempo di presenza, quali sono le sessioni più seguite e quindi gli argomenti che attraggono maggiore interesse.

Queste informazioni aiutano a comprendere meglio il proprio target di pubblico e quindi ottimizzare gli eventi futuri, nonché le strategie di marketing e di mantenimento della community.
Un più amplio livello di pubblico durante gli eventi, permette di comunicare nelle fasi successive ad una platea di potenziali partecipanti, che negli appuntamenti successivi potrebbero decidere di partecipare in presenza.
Infine potrai adottare una più diversivitata strategia di pricing, prevedendo quote di partecipazione differenti fra presenza e on-line.

Organizzare bene il proprio evento Ibrido

Non stai organizzando una videoconferenza.

Come abbiamo visto, gli eventi ibridi possono avere molti vantaggi, ma questi dipendono da una solida preparazione dell’evento e dalla scelta corretta della piattaforma e dei tecnici a cui affidarsi.
Le giuste competenze faranno la vera differenza fra un vero evento ibrido di successo e una banale videoconferenza.

Conformità Agenas:

La piattaforma utilizzata per la gestione degli eventi ibridi è compatibile con quanto prevede il regolamento Agenas?

Gli eventi ibridi gestiti con la consulenza tecnica e la piattaforma di CongressoTOP garantisce la conformità al regolamento Agenas. In particolare, permette di tracciare la permanenza in aula sia dei discenti presenti in sede congressuale che quelli collegati da remoto.
Tutta l’attività relativa ai questionari potrà essere svolta on-line, rispettando i limiti di ripetibilità in caso di errore.
Il provider prima, durante e dopo l’evento dispone di tutti gli strumenti per analizzare e ottenere i report previsti, nonché il file finale da caricare sul portale Agenas.

Multisala

Il mio evento si svolge su più sale, posizionate anche in città diverse. La tecnologia dell’evento Ibrido può aiutarmi a gestire efficacemente il congresso?
E se invece voglio organizzare un evento in cui vengono svolti programmi diversi in ogni sala?

Gli eventi multisala acquisiscono nuova linfa grazie alla tecnologia ibrida.
Puoi pensare al nostro sistema come un collettore, un sistema che collega più sale e più persone diversamente. I modi di sfruttare questa possibilità sono infiniti.

Pagina di presentazione

Ho già un sito web in cui faccio promozione. È preferibile creare due pagine per l’evento (una per chi vuole partecipare di presenza e una per chi preferisce on-line)?
Come faccio a gestire chi può essere presente in sede da chi ha diritto alla sola partecipazione on-line?

Anche se potresti essere tentato di creare due promozioni differenti per l’evento, l’ideale sarebbe creare un'unica destinazione per entrambi. Fornirai un'esperienza coerente senza rendere un tipo di partecipante subordinato rispetto all’altro, questo scoraggerebbe le persone dall'acquisto di biglietti virtuali vanificando parte dell’utilità di un ibrido.
Rendi chiaro che tutti i partecipanti saranno parte integrante dell'evento.
Sarà la nostra tecnologia a tenere traccia delle tipologie di iscrizione e quindi il diritto di accesso in presenza o on-line.

Gli sponsor

Gli sponsor sono una parte integrante degli eventi, ma non sono molto propensi a investire negli eventi on-line. In che modo posso dare visibilità agli sponsor?

In realtà l’evento ibrido offre maggiori opzioni di sponsorizzazione, infatti, alla modalità previste per l’evento in presenza, si aggiungono ulteriori possibilità tipiche degli eventi on-line.
Quando previsto, il logo dello sponsor può comparire sul sito internet di promozione del corso.
È possibile allestire degli espositori virtuali utilizzando contenuti video preregistrati o una sessione di streaming video in diretta.
È possibile omaggiare un numero maggiore di partecipazioni al corso, grazie al minore costo della gestione dei discenti on-line.
Per alcuni tipi di corsi può essere previsto l’accesso gratuito tramite coupon, che sarà reso disponibile dopo la compilazione di un questionario o la visione di un video.
Possiamo comunque suggeriti molti modi per dare visibilità agli sponsor, in funzione dell’evento che vuoi realizzare.

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